Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über deinen Besuch auf oakwoodgolfclub.de. Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur dort, wo es für den Betrieb der Site und die Erfüllung der Mitgliedschaft notwendig ist. Diese Erklärung beschreibt im Detail, welche Daten in welchem Schritt verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte du als betroffene Person hast.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

German Rauhut – IT Consulting & Digital Ventures
Geschäftsbereich Oakwood Golf Club
Rotebühlstr. 176
70197 Stuttgart, Deutschland

E-Mail: info@oakwoodgolfclub.de
Telefon: +49 (160) 385 9135

2. Aufruf der Webseite (Server-Logs)

Wenn du unsere Webseite besuchst, übermittelt dein Browser aus technischen Gründen automatisch Daten an die Server unseres Hosting-Dienstleisters Vercel Inc. (siehe Abschnitt 6). Diese Daten werden in sogenannten Server-Logs vorgehalten und umfassen:

• IP-Adresse (wird nur in technischen Server-Logs kurzfristig vorgehalten, siehe Speicherdauer)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und HTTP-Statuscode
• Übertragene Datenmenge
• Browsertyp, Browser-Version, Betriebssystem
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

Zweck: Sicherstellung des störungsfreien Betriebs der Webseite, Auslieferung der angefragten Inhalte, Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am störungsfreien Betrieb und an der Sicherheit der Webseite).

Speicherdauer: Server-Logs werden bei Vercel regelmäßig nach kurzer Zeit (typischerweise wenige Tage) automatisch gelöscht. Eine Verknüpfung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

3. Cookies

Wir verwenden auf dieser Webseite keine Cookies. Es werden weder technisch notwendige noch funktionale, analytische oder werbliche Cookies gesetzt. Du brauchst keine Einwilligung zu erteilen und es erscheint kein Cookie-Banner.

4. Web Analytics

Zur Reichweitenmessung setzen wir Vercel Web Analyticsein. Dieser Dienst arbeitet ohne Cookies und ohne Speicherung personenbezogener Daten. Es werden ausschließlich aggregierte, anonyme Kennzahlen erhoben (z. B. Anzahl der Seitenaufrufe pro URL, Land, Gerätetyp). Eine Identifikation einzelner Besucher ist nicht möglich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datenschutzfreundlichen Reichweitenmessung).

Anbieter: Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA. Mehr Informationen: vercel.com/legal/privacy-policy.

5. Kontaktformulare und Mitgliedschafts-Formulare

Auf dieser Seite werden drei Formulare angeboten:

• Kontaktformular für allgemeine Anfragen
• Mitgliedschafts-Anmeldung für neue Mitglieder
• Mitgliedschafts-Verlängerung für bestehende Mitglieder

Welche Daten: Je nach Formular Name, E-Mail, Postanschrift, Handicap (selbstangegeben), gewünschtes Startdatum, freier Nachrichtentext sowie ggf. Mitgliedsnummer. Eine Übersicht der Pflicht- und freiwilligen Felder findest du im jeweiligen Formular selbst.

Zweck: Beantwortung deiner Anfrage, Anbahnung und Durchführung der Mitgliedschaft, Versand der gedruckten Mitgliederkarte sowie der Zahlungsdetails.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung) für Anmeldung und Verlängerung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung deiner Anfrage) für allgemeine Kontaktnachrichten.

Übermittlung: Die Formulardaten werden per E-Mail an unsere Adresse info@oakwoodgolfclub.de übermittelt. Der E-Mail-Versand erfolgt verschlüsselt (STARTTLS bzw. TLS) über den E-Mail-Anbieter IONOS SE (siehe Abschnitt 6). Eine Speicherung in einer Datenbank dieser Webseite findet nicht statt — die Daten werden ausschließlich als E-Mail an unser Postfach gesendet und dort verarbeitet.

Speicherdauer:

• Mitglieder-Stammdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Mitgliedsnummer): Dauer der aktiven Mitgliedschaft zzgl. 3 Jahre nach Vertragsende (regelmäßige Verjährung vertraglicher Ansprüche, § 195 BGB).
• Zahlungs- und Buchungsbelege: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Leistungserbringung (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 4 HGB).
• Allgemeine Kontaktanfragen ohne Vertragsbezug: 6 Monate nach letzter Interaktion.
• Abgelehnte Anmeldungen: 3 Monate nach Ablehnungs-Entscheidung.
• Server-Logs (IP, Zugriffszeit): wenige Tage (Vercel-Default).

6. Empfänger personenbezogener Daten

Für den technischen Betrieb der Webseite, die E-Mail-Kommunikation, das Mitglieder-CRM und die Zahlungsabwicklung nutzen wir externe Dienstleister. Wir unterscheiden zwei Rollen: Auftragsverarbeiter verarbeiten deine Daten weisungsgebunden in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO); eigenverantwortliche Empfänger verarbeiten deine Daten in eigener Verantwortung für eigene Zwecke (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).

6.1 Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Folgende Dienstleister verarbeiten Daten weisungsgebunden in unserem Auftrag auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags bzw. einer äquivalenten vertraglichen Regelung:

Vercel Inc. (Hosting + Web Analytics)

440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA. Vercel stellt die technische Infrastruktur für die Auslieferung dieser Webseite bereit (Edge Network, Function-Hosting). Die Auslieferung erfolgt soweit möglich aus EU-Regionen. Datenschutz: vercel.com/legal/privacy-policy.

IONOS SE (E-Mail-Versand)

Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. IONOS versendet und empfängt unsere Geschäfts-E-Mails (info@ und alle Form-Submissions). Datenschutz: ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung.

Microsoft Corporation (CRM via Outlook)

Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA (vertreten in der EU durch Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Wir verwenden Microsoft Outlook als CRM-System, um Mitgliederanfragen, Vertragshistorie und Kommunikation zu verwalten. In Outlook werden dabei Stammdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Mitgliedsnummer, Mitgliedschaftsstatus) sowie die gesamte E-Mail-Historie abgelegt.

Microsoft 365 Copilotist in unserem M365-Abonnement aktiv. Wir setzen Copilot nicht gezielt für die Verarbeitung von OGC-Mitgliederdaten ein. Bei der Nutzung von Outlook in der Administrator-Umgebung kann Copilot als integrierte Assistenzfunktion eingreifen. Copilot läuft innerhalb derselben Microsoft-365-Infrastruktur und des gleichen Auftragsverarbeitungsvertrags wie in diesem Abschnitt „Microsoft Corporation (CRM via Outlook)“ beschrieben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem strukturierten Mitgliedermanagement). Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO unter den Microsoft Online Services Terms / Data Protection Addendum.

Datenschutz: privacy.microsoft.com.

Anthropic PBC (KI-Assistenz für internen Workflow)

Anthropic PBC, 548 Market Street PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA. Wir nutzen Claude-KI-Assistenz zur internen Textaufbereitung (Formulierungsvorschläge, Übersetzungsentwürfe, Antwort-Drafts). Dabei können einzelne Nachrichten-Inhalte oder Mitgliederdaten zur Bearbeitung an Anthropic übermittelt werden; es werden keine kompletten Datensätze hochgeladen und keine Modelle mit deinen Daten trainiert.

Wir nutzen die Anthropic-API auf Basis der Commercial Terms. Eingaben werden von Anthropic bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung gespeichert und anschließend gelöscht. Eine Nutzung zu Trainingszwecken findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung). Anthropic agiert auf Basis des Auftragsverarbeitungsvertrags als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Datenschutz: anthropic.com/legal/privacy. Auftragsverarbeitungsvertrag: anthropic.com/legal/dpa.

6.2 Eigenverantwortliche Empfänger (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Folgende Empfänger verarbeiten personenbezogene Daten in eigener Verantwortung für eigene Zwecke und auf Basis eigener Rechtsgrundlagen. Es besteht kein Auftragsverarbeitungsverhältnis mit uns.

PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. — Zahlungsdienstleister

22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg. Wenn du den Mitgliedsbeitrag per PayPal zahlst, übermittelst du im Zuge der Zahlung folgende Daten an PayPal: Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsbetrag, ggf. weitere PayPal-Konto-Identifikatoren sowie deine IP-Adresse.

PayPal ist eigenverantwortlicher Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. PayPal verarbeitet die Daten zur Abwicklung der Zahlung, zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Aufbewahrungs- und Meldepflichten — auf Grundlage der PayPal-eigenen Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage auf unserer Seite: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung aus Steuer- und Buchhaltungsrecht).

PayPal kann die Daten an Wirtschaftsauskunfteien zur Identitäts- und Bonitätsprüfung weitergeben — Details und deine Rechte siehe paypal.com/de/legalhub/privacy-full.

Hinweis: Wenn du stattdessen per Banküberweisung auf unser Geschäftskonto zahlst, ist deine Hausbank kein Auftragsverarbeiter unsererseits — es handelt sich um eine normale Bankkundenbeziehung. Wir sehen in diesem Fall lediglich die Standard-Überweisungsdaten (Name, IBAN, Verwendungszweck, Betrag) zu Buchhaltungszwecken.

Apple Inc. — Apple Intelligence (OS-Funktion)

Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, CA 95014, USA. Apple Intelligence ist in der macOS/iOS-Umgebung des Administrators aktiv. Wir setzen diese Funktion nicht gezielt für die Verarbeitung von OGC-Mitgliederdaten ein. Bei der Nutzung der Administrator-Endgeräte kann Apple Intelligence als Betriebssystem-Funktion eingreifen.

Apple Intelligence verarbeitet Eingaben primär on-device; rechenintensivere Anfragen werden über Apples „Private Cloud Compute“ ausgeführt, ohne persistente Speicherung außerhalb der Laufzeit der Anfrage.

Apple agiert dabei als eigenverantwortlicher Anbieter einer OS-Funktion im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO; es besteht kein Auftragsverarbeitungsverhältnis mit uns. Zu den mit der Nutzung verbundenen Drittlandtransfers siehe Abschnitt 7.

7. Übermittlung in Drittländer

Eine Verarbeitung deiner Daten findet teilweise außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) statt:

• Vercel Inc., USA — als Hosting-Anbieter. Datenübermittlungen in die USA erfolgen auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie ergänzender Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung in Transit und at Rest, EU-Region-Auslieferung wo verfügbar).
• PayPal — Konzerngesellschaften außerhalb des EWR (insbesondere USA). PayPal stützt diese Übermittlungen ebenfalls auf EU-Standardvertragsklauseln. Details siehe PayPal-Datenschutzerklärung.
• Microsoft— auch wenn wir Microsoft Ireland als EU-Vertragspartner nutzen, kann eine technische Verarbeitung durch Microsoft Corporation in den USA nicht ausgeschlossen werden. Microsoft stützt diese Verarbeitung auf EU-Standardvertragsklauseln und eigene technische Schutzmaßnahmen (u. a. EU Data Boundary für M365).
• Anthropic PBC, USA — als KI-Assistenz- Anbieter. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln im Anthropic-DPA sowie ergänzender technischer Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung in Transit und at Rest, zeitlich begrenzte Aufbewahrung von maximal 30 Tagen zur Missbrauchserkennung).
• Apple Inc., USA— sofern Apple Intelligence beim Verfassen von Mails auf macOS/iOS genutzt wird. Komplexere Anfragen werden über „Private Cloud Compute“ in Apple-Infrastruktur ohne persistente Speicherung verarbeitet. Übermittlung auf Basis der Apple-Standardvertragsklauseln.

8. Deine Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen dir uns gegenüber folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung deiner Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen (Art. 21 DSGVO).
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Wahrnehmung deiner Rechte genügt eine formlose E-Mail an info@oakwoodgolfclub.de.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts. Eine Übersicht der Aufsichtsbehörden in Deutschland findest du beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

10. Aktualität dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 19. April 2026 aktualisiert. Wir behalten uns vor, sie anzupassen, wenn sich die rechtliche Lage oder die technische Verarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Version ist immer auf dieser Seite abrufbar.